La digitalisation à l’épreuve du Coronavirus

A quoi sert le numérique ?

C’est bien souvent la question posée par les institutions et les entreprises sollicitées par les prestataires de la digitalisation, et effectivement, avant que la crise du Coronavirus n’envahisse les préoccupations de tous, il était parfois difficile de répondre à cette question en avançant des arguments solides ; « C’est plus simple », « Cela va vous ouvrir de nouveaux marchés » ou « Tout le monde le fait ! ». Des justifications principalement commerciales, sans une réelle anticipation de ce qui pourrait arriver.

Cependant en seulement quelques semaines, plus de la moitié de l’humanité est confinée. Dès lors, il en va de la survie des entreprises et de l’économie que « tous ceux qui peuvent télétravailler doivent le faire ». Cette injonction ne vient non pas des employeurs mais des gouvernements qui se soucient à juste titre des conséquences économiques pour nos sociétés. En revanche, ils se préoccupent moins de savoir à quel niveau les entreprises seront capables de produire à distance et de façon collaborative tout en maintenant une certaine veille prospective pour les mois à venir.

Accélération de la digitalisation

Si le savoir-faire n’est pas impacté par la délocalisation de la production chez les employés, ce sont plutôt les outils numériques métiers et de communication qui sont peu ou mal connus par la majorité des personnes contraintes de télétravailler. Pour certains, Skype, Zoom, Hangout et autres outils de communication sont bien moins maîtrisés que Instagram et Facebook. Même si cet apprentissage se fait dans la douleur et dans l’urgence, il n’est pas certain que les entreprises qui ont négligé l’intégration de la digitalisation n’en paient pas les frais à très court terme. En parallèle, celles qui auront une maturité suffisante et qui avaient prévu la possibilité de collaborer à distance, ont peu ou pas souffert du « shutdown ». Le retour sur investissement ne se mesure pas ici en gain monétaire mais en la capacité de maintenir tout ou une partie de la production pendant la crise. La formation continue sera certainement une thématique beaucoup plus présente après la crise qu’avant. 

Gratuité, et après ?

Ces derniers jours, les acteurs du numérique, locaux comme globalisés, ont annoncé offrir tout ou partie de leurs services, de 30 jours et jusqu’à 3 mois de gratuité pour tous. Derrière cette démarche sincère et altruiste, se cache une révolution sous-jacente ; les réticences de certains à l’égard du numérique, des cloud et autres plateformes collaboratives devraient laisser place à une surexploitation des services de partages de données. Ceux qui hier faisaient de la résistance se trouvent aujourd’hui bien obligés de plonger à corps perdu dans ces nouvelles technologies et ainsi confier une grande partie de leurs données sensibles à ceux qui n’attendent que cela pour faire des profits.

Anticiper cette démarche aurait été plus sain, que faire des fameuses règles de confidentialité et de la protection des données ? Toutes ces préoccupations sont désormais reléguées au 2ème plan et l’urgence de la situation (et les GAFA ?) nous dicte ses règles. 

Nouveau paradigme

Il est fort probable que dans les mois à venir les thématiques de dématérialisation des processus de conception, de partage et de collaboration deviennent de plus en plus présents, voire même indispensables afin d’assurer la continuité de plusieurs métiers en phase d’adoption du numérique. Les architectes et les ingénieurs avec le BIM, les services des administrations avec les e-démarches, la médecine avec la téléconsultation, et quantité d’autres secteurs devront revoir leurs lignes concernant l’utilisation des outils numériques.

Cette accélération peut avoir des conséquences dramatiques pour certains. Si les entreprises qui avaient déjà planifié le télétravail comme une des mesures de numérisation sont très peu affectées par cette nouvelle donne, celles qui avaient agendé cette démarche aux calendes grecques se trouvent dans l’embarras de devoir assurer la production tout en implémentant la digitalisation de leurs processus, qui ne se fera pas sans casse. 

Que faire à court terme ?

Malgré toutes les préoccupations actuelles, un constat s’impose, nous sommes tous dans la même situation, dès lors comment entreprendre les bonnes démarches rapidement et déployer ainsi une stratégie à court terme efficace.

La question la plus sensible est l’hébergement des données et le partage de celles-ci entre les collaborateurs d’une même entreprise. En effet, si l’accès à distance au serveur de l’entreprise n’est pas prévu, il est possible de stocker temporairement ou définitivement ces données dans un cloud, plus ou moins capable d’offrir des services associés. Dropbox est la solution la plus simple, peut-être un peu trop pour un usage professionnel. Ainsi Infomaniak, entreprise Suisse, offre des services identiques à Google en garantissant un hébergement des données en Suisse. Ces services donnent, par exemple, la possibilité de collaborer sur des documents tableurs (Excel) et mise en page (Word) sans besoin de licences ou d’installations fastidieuses, et ce de manière collaborative et peu coûteuse.

La visioconférence devient aussi une application importante pour la collaboration ou pour une communication étendue, les outils sont là aussi multiples et offrent à peu près tous les mêmes services ; conférences multi participants, partage de l’écran, projection de présentation, messagerie instantanée, etc. Skype, logiciel phare de Microsoft, est très utilisé par les médias TV notamment. On lui préfère son nouveau petit frère Teams, plus orienté vers la collaboration d’entreprise. Zoom prend aussi beaucoup de part de marché actuellement, mais attention à ces produits qui deviennent payants après un certain temps ou pour certains services. Infomaniak, encore eux, ont lancé début avril leur application de visioconférence, Meet, gratuite et sans restriction, pour le moment.

La bonne nouvelle est que ces nouveaux services sont bien souvent moins chers que l’acquisition de solutions fixes déployées sur les serveurs d’entreprises. De plus, ils ne demandent pas un support venant de prestataires informatiques, ils sont pensés pour des utilisateurs lambda, en mesure de configurer rapidement et facilement tous les services collaboratifs. Voilà peut-être un des aspects positifs de cette situation, nous allons naturellement nous diriger vers des outils plus agiles, facilement déployés et moins coûteux.